"Allora Geremia chiamò Bàruc, figlio di Nerìa, e gli dettò tutte le parole che Geova gli aveva riferito, e Bàruc le scrisse nel rotolo." (Geremia 36:4)
Gestionale per segretario di congregazione dei Testimoni di Geova.
Se Baruc, segretario di Geremia, fosse vissuto nei nostri giorni non avrebbe dovuto riscrivere il rotolo una seconda volta...probabilmente grazie alla tecnologia...l’avrebbe ristampato! Quanti moderni Baruc ci sono oggi nelle congregazioni dei Testimoni di Geova, che fedelmente assolvono il ruolo di segretario di congregazione. Tra i vari compiti, quello di registrare i rapporti di servizio richiede ogni mese molto tempo e sforzi.
E’ possibile ridurre i tempi di registrazione dei rapporti di servizio avvalendosi della tecnologia?
Partendo da questo quesito nel 2016 ho trasformato un foglio di Excel in quello che oggi è Gestione Rapporti.xlsm. Un applicativo con decine di macro per automatizzare e semplificare la gestione dei rapporti di servizio da parte del segretario di congregazione.
Gestione Rapporti.xlsm è realizzato su Excel di Office sfruttando alcune potenzialità di questo applicativo tra cui le MACRO di Excel.
Le MACRO permettono di automatizzare molti processi per la raccolta dei rapporti e i calcoli a essi associati, nonché la compilazione della cartolina del proclamatore di congregazione e molto altro.
Gestione Rapporti.xlsm si avvale di GOOGLE (G-Suite) tra cui i Google Forms, dando la possibilità al singolo proclamatore d'inviare il proprio rapporto mensile in un simpatico modulo di Google e di raccogliere poi i rapporti via WEB per ogni singolo GS (Gruppo di Servizio).
Gestione Rapporti per poter funzionare pienamente, si avvale oltre che di Excel (qualsiasi versione partendo dalla 2010) anche di piattaforme cloud-based^ tra cui la già citata G suite (Google Drive), Dropbox e naturalmente il cloud di Microsoft cioè OneDrive. Ma è possibile utilizzare anche altri cloud per salvare il contenuto delle cartelle di lavoro realizzate dal gestionale.
Perchè scegliere un gestionale sviluppato su Excel rispetto a un applicativo su WEB?
Generalmente, un applicativo su WEB risulta comodo in quanto, se ben sviluppato, permette un accesso da qualsiasi dispositivo (PC, Smartphone o tablet), usufruendo di un accesso a internet. Questi applicativi per funzionare oltre a dover essere sviluppati in ogni loro parte necessitano di un server e di un team che lo mantenga in funzione, questo richiede dei costi annuali (mentre Gestione Rapporti è del tutto gratuito), del lavoro di manutenzione oltre all’aggiornamento dell’applicativo. Inoltre i dati di congregazione si trovano in un server esterno e quindi potenzialmente violabile, con la conseguenza che i dati registrati possano entrare in possesso di persone estranee alla congregazione. Il vantaggio di Gestione Rapporti è che risiede unicamente su un PC, eventualmente anche su disco esterno o una chiavetta esterna.
Il vantaggio di un Gestionale su Excel ha dalla sua che, una volta scaricato e avviato, rimane su PC permanentemente. Tutto il duro lavoro di manutenzione e aggiornamento viene svolto già dalla Microsoft, così come da Google per Google Drive. In altre parole, ciò significa che la compatibilità è garantita per molti anni, senza dover modificare il Gestionale. Inoltre, è possibile sfruttare l’enorme potenzialità sia di Office che di G-Suite di Google. Anche la riservatezza dei dati è garantita in base al cloud che si decide di utilizzare (sono comunque dati temporanei che servono solo per la raccolta dei rapporti del mese, una volta inviato i rapporti alla filiale, si possono tranquillamente cancellare dalla cartella Anno Teocratico 20xx, in quanto sia l'Anagrafica che le cartoline possono risiedere sul PC o disco esterno). E’ vero che un applicativo su WEB è accessibile in ogni istante, da parte di più utenti, ma in base alla mia esperienza, solitamente è il segretario, e lui solo, a dover ogni mese lavorare sui dati che affluiscono, lavoro che per altro dovrebbe essere reso più semplice possibile in modo da risparmiare tempo prezioso per altre attività. Comunque il Gestionale permette anche ad altri utenti di poter visionare i dati elaborati.
^ In futuro potrebbero essere inserite altre piattaforme di CLOUD, il programma è concepito per poter girare anche su OFFICE per MAC ma non si sono fatti abbastanza test per garantire la completa compatibilità. Funziona tuttavia su MAC con l'uso di Parallels Desktop for Mac.
(vedi le novità in relazione alla comunicazione del 13 ottobre 2023)
Versione Gestionale n. 52 (marzo 2024)
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File Presenze 2023-24
Nuovo File Presenze con integrazione dei presenti su Zoom. Lo trovi nella pagina Download oppure in Moduli Forms
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Come utilizzare questo file a partire dalla versione 52
Scopri le nuove caratteristiche...dopo la ver. 38
Nuova Cartolina (versione 2020): Conforme all'ultimo modulo S-21. Contiene per ogni proclamatore, nel 'foglio' denominato <Anagrafica>, l'Anagrafica completa del proclamatore oltre a varie opzioni attivabili.
NOVITÀ DOPPIO CLICK. Dal gestionale facendo doppio click su un proclamatore in elenco si apre un modulo o scheda proclamatore per gestire in modo più semplice i dati del proclamatore. I dati salvati verranno modificati in simultanea in Cartolina, Anagrafica e sul Gestionale (con attivazione di Refill automatica).
Ora è possibile abbinare una foto per ogni proclamatore nella Scheda Proclamatore in pagina Anagrafica.
Ora è possibile attribuire i privilegi da Scheda Proclamatore in pagina Anagrafica, si aggiorneranno in automatico in Anagrafica, così come anche le nomine e lo stato del proclamatore.
Nuove schede (Forms) per <Impostazioni>, <Nuovo (+)> proclamatore, ecc...
Con Macro Visualizza Cartolina, andando prima in scheda Opzioni e scegliendo un anno passato è poi possibile visionare le cartoline degli anni passati per singolo proclamatore.
riveduta Macro Stampa, ora è possibile creare, per ogni cartolina in Excel una corrispondente in PDF. La versione in PDF contiene sia l'anno di servizio in corso che l'anno precedente del proclamatore, in questo modo in un unico PDF vi saranno riportati al massimo 24 mesi di attività del proclamatore. Inoltre il gestionale suddivide i proclamatori in Attivi e Inattivi creando le apposite cartelle in automatico. Ci si ritroverà con un archivio di tutte le cartoline suddivise tra Attivi, Inattivi, Proclamatori e Pionieri sia in formato Excel che in PDF.
riveduta veste grafica in Anagrafica.
riveduta veste grafica in Cartolina del Proclamatore e potenziati i grafici.
riveduta veste grafica in Cartolina Totali e aggiunti grafici.
riveduta veste grafica in Totale Generale.
ora Totale Generale legge le ore in decimale e evidenzia i proclamatori (vedi video tutorial per maggiori spiegazioni...appena riesco a realizzarlo).
in Totale Generale i dati non si caricano da web se manca la connessione.
riscritte gran parte delle Macro per velocizzare le prestazioni.
eliminata la cartella Dati, ora il gestionale si può collocare ovunque nel PC, tutti i moduli necessari al suo utilizzo sono nel cloud (Dropbox o Drive) con accesso in solo visualizzazione, questo permette che non si difettino i moduli per l'applicativo.
possibilità di aggiornare l'applicativo e le sue risorse scegliendo da Dropbox o da Drive direttamente dalla scheda Opzioni (per alcuni mesi in Dropbox rimarrà la versione 38 per favorire il passaggio alla nuova versione mantenendo nel contempo entrambe le versioni su PC.).
Nuova Macro <Anagrafica Apri> per aprire l'Anagrafica non usando il link, è anche 'cell sensitive' (scegliendo un proclamatore dal gestionale e cliccando su <Anagrafica Apri> si evidenzierà la riga in Anagrafica dove è presente il proclamatore.
Nuova Macro <Converti> da CARTOLINA. Serve per convertire le cartoline S-21 dal formato precedente a quello nuovo.
Nuova Macro <PER INIZIARE: Genera Percorso>. NOVITÀ. Ora è possibile selezionare un percorso per i GS e un altro per Cartoline e Anagrafica, scegliendo direttamente il percorso aprendo la finestra di Windows: Salva con nome. (è possibile quindi creare nuove cartelle e scegliere il percorso all'interno delle cartelle formate). Vedi Video Tutorial relativo (questo sono riuscito a registrarlo :-))
Nuova Macro <Incolla Link per Google Drive>. Attraverso questo form è possibile incollare gli indirizzi internet dei moduli drive dei GS e di domanda di pioniere ausiliario direttamente nel gestionale senza commettere errori di sovrapposizione.
Nuovo Form CREA RAPPORTI.
Nuova Macro <Analizza/Converti> per convertire l'Anagrafica alla versione 2020 e nel contempo la macro analizza il file Anagrafica.xlsx e evidenzia in rosso le righe di proclamatori inseriti come doppioni per errore e confronta il valore del totale proclamatori in gestionale e in Anagrafica per evidenziare se ci sono delle incongruenze.
Rivista sia la Macro <Aggiorna da Cartolina> che <Aggiorna da Anagrafica>. In particolare c'è una NOVITÀ. E' POSSIBILE (scaricando il gestionale nella sua nuova versione e caricando i percorsi per le cartelle) con la macro <Aggiorna da Anagrafica>, caricare sul gestionale in automatico tutti i nomi dei proclamatori e i gruppi di servizio salvati in Anagrafica.xlsx, avendo il file Anagrafica come punto di partenza, per poi generare oltre ai nomi e gli stati sul gestionale anche tutte le relative cartoline.